Slik hånd­te­rer du inn­syns­krav

Hver måned mottar forvaltningen tusenvis av innsynskrav. Offentlighetsprinsippet – at allmennheten har rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter – er et grunnleggende demokratisk prinsipp og er slått fast i Grunnloven § 100. Utgangspunktet er derfor at det gis innsyn, men det finnes også unntak. Nærmere regler om innsyn finnes i offentleglova, som kan leses med kommentarer på Juridika. I denne artikkelen får du en oppsummering av det som er viktigst å vite om håndteringen av innsynskrav.  

Innsynskravet

Innsynskrav kan være både muntlige og skriftlige, og de kan fremsettes anonymt, forteller Camilla Selman, kommuneadvokat og medforfatter av lovkommentaren til offentleglova.  

– En trenger ikke begrunne hvorfor en ønsker innsyn. Men en må beskrive hvilke dokumenter en ønsker innsyn i, og denne beskrivelsen må være slik at forvaltningen kan identifisere hvilke dokumenter det dreier seg om. 

Hanne Harlem, sivilombud og medforfatter av kommentaren til offentleglova, understreker at det ikke behøver å kalles et innsynskrav for å være et innsynskrav.  

Innsyn i nesten alt

– Hensikten med innsynsreglene er at forvaltningen er åpen og gjennomsiktig. Utgangspunktet er derfor at man gir innsyn, og bare unntar det som er helt nødvendig, forklarer Hanne Harlem.  

– Husk at nesten alt man skriver som offentlig ansatt, kan det bli gitt innsyn i, sier Camilla Selman.   

– I praksis kan det typisk være tilfelle for e-poster, SMS, chat og liknende, fortsetter hun. 

Selman forteller også at det ikke er et vilkår for innsynsrett at et dokument er journalført. Også dokumenter som ikke er journalført, kan man ha en plikt til å gi innsyn i.  

Avgjøres så raskt som mulig

Det følger av offentleglova § 29 at et innsynskrav skal avgjøres «uten ugrunna opphald». Hva betyr det?  

– Et innsynskrav skal avgjøres så raskt som praktisk mulig. Det betyr at de fleste innsynskrav skal besvares samme dag og i alle fall ikke senere enn tre dager. I noen tilfeller er det akseptabelt at det tar lengre tid, forklarer Hanne Harlem.  

Avslag skal gjøres skriftlig og være begrunnet

Utgangspunktet er altså at det gis innsyn. Men det finnes unntak, og reglene om dette står i offentleglova kapittel 3. For eksempel er det unntak for opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Innsynsretten etter offentleglova begrenser ikke lovpålagt taushetsplikt, og slike opplysninger skal unntas fra innsyn.  

Andre opplysninger kan unntas, for eksempel dokumenter utarbeidet for egen saksforberedelse eller dokumenter i saker om ansettelse i offentlig tjeneste. Både hele dokumenter og deler av dokumenter kan unntas fra innsyn.  

Dersom et innsynskrav blir avslått, må avslaget være skriftlig og det må vises til regelen som gir grunnlag for avslaget.  

– Det skal gis utvidet begrunnelse hvis den som har bedt om innsyn, ber om det, sier Hanne Harlem.

Merinnsyn skal vurderes

For de opplysningene som kan unntas innsyn, er det en mulighet, men altså ikke en plikt, til å unnta fra innsyn. Det betyr at dersom vilkårene for unntak i disse bestemmelsene er oppfylt, må det vurderes om det likevel kan bli gitt innsyn. Dette kalles merinnsyn eller meroffentlighet.  

–  Merinnsyn skal alltid skal vurderes, forutsatt at det ikke er snakk om taushetsbelagte opplysninger, sier Camilla Selman.   

Merinnsynsvurderingen skal være konkret, og gjøres for hvert enkelt dokument, eventuelt hver enkelt dokumentgruppe, forteller hun.  

– Ved avslag på innsynskrav skal det fremgå at merinnsyn er vurdert. Dersom det bes om en nærmere begrunnelse for avslaget, holder det ikke med en generell henvisning til de hensynene som fremheves i bestemmelsen om merinnsyn i offentleglova § 11. Husk at dersom det klages, overprøver klageinstansen også merinnsynsvurderingen.