Arbeidsgivers adgang til å foreta lønnstrekk i henhold til skriftlig avtale
Når kan arbeidsavtalen gi grunnlag for lønnstrekk? Mange arbeidsavtaler inneholder en standardklausul som gir arbeidsgiver adgang til å trekke arbeidstaker i lønn dersom det ved en feil har blitt utbetalt for mye. Nyere avgjørelser fra lagmannsretten og uttalelser fra Sivilombudsmannen gir grunn til å vurdere mer konkrete vilkår i slike standardklausuler, skriver Jørgen Nordsveen Hustad, advokatfullmektig i Advokatfirmaet PwC AS.
I lys av Sivilombudsmannens uttalelser og nyere praksis fra lagmannsretten kan det imidlertid stilles spørsmål ved om det er tilstrekkelig for arbeidsgiver å henvise til en generell forhåndsavtale dersom det oppstår tvist.
Om forfatteren
Det er ikke uvanlig med standardklausuler i arbeidskontrakter om at arbeidsgiver har anledning til å korrigere en senere lønnsutbetaling og/eller feriepengeutbetaling dersom det ved en feil har blitt utbetalt for mye lønn til arbeidstaker. I lys av Sivilombudsmannens uttalelser og nyere praksis fra lagmannsretten kan det imidlertid stilles spørsmål ved om det er tilstrekkelig for arbeidsgiver å henvise til en generell forhåndsavtale dersom det oppstår tvist vedrørende gyldigheten av de aktuelle trekkene.
Ettersom arbeidsavtaler underskrives av både arbeidsgiver og arbeidstaker, har sistnevnte med sin underskrift akseptert at det kan foretas korreksjon i dennes lønn. Avtalefriheten begrenses imidlertid av preseptorisk lovgivning. Av arbeidsmiljøloven (aml.) § 14-15 (2) bokstav c følger det at trekk i lønn ikke kan gjøres, unntatt når det er «på forhånd er avtalt ved skriftlig avtale». Problemstillingen er om vilkåret «på forhånd» oppstiller krav om at det aktuelle trekket må være kjent ved avtaleinngåelsen. Hvis så er tilfellet, vil det for arbeidsgivere ikke være tilstrekkelig å inngå en generell forhåndsavtale som regulerer trekkadgangen før det faktiske grunnlaget for trekket har oppstått.
Artikkelforfatteren vil i denne kommentaren ta for seg relevante kilder som kan belyse problemstillingen, samt komme med konkrete anbefalinger til arbeidsgivere som er usikre på hvordan regelverket skal forstås og anvendes i praksis. Nordsveen Hustad mener at selskaper som i dag ensidig foretar trekk i henhold til en standardklausul i arbeidsavtalen før det faktiske grunnlaget for motregningen er oppstått, bør vurdere å endre sin praksis. Sett hen til at den nylig avsagte avgjørelsen i Frostating lagmannsrett (LF-2020-73757) er anket til Høyesterett, knyttes det videre spenning til om vi i løpet av det neste året vil få ytterligere avklaringer fra høyeste hold.
Av arbeidsmiljøloven (aml.) § 14-15 (2) bokstav c følger det at trekk i lønn ikke kan gjøres, unntatt når det er «på forhånd er avtalt ved skriftlig avtale». Problemstillingen er om vilkåret «på forhånd» oppstiller krav om at det aktuelle trekket må være kjent ved avtaleinngåelsen.
Loven er ikke tilstrekkelig klar
Sett hen til at den nylig avsagte avgjørelsen i Frostating lagmannsrett (LF-2020-73757) er anket til Høyesterett, knyttes det videre spenning til om vi i løpet av det neste året vil få ytterligere avklaringer fra høyeste hold.
Det fremgår av aml. § 14-15 (2) bokstav c at arbeidsgiver kan foreta trekk i lønn «når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale».
I henhold til bestemmelsens ordlyd kan det ikke innfortolkes særlige krav til hvordan denne forhåndsavtalen skal se ut eller hva den skal inneholde, utover kravet om skriftlighet. En naturlig språklig forståelse av ordlyden «på forhånd» tilsier at arbeidsgivers trekkadgang må være regulert i avtale før trekket gjennomføres. Det kan imidlertid ikke utledes et krav om at det aktuelle trekket må være kjent ved avtaleinngåelsen.
Problemstillingen er som nevnt ikke behandlet av Høyesterett eller direkte berørt i lovens forarbeider. Lovens forarbeider gir imidlertid noe veiledning. I forarbeidene til arbeidsmiljøloven av 1977, som i det alt vesentlige også gjelder for någjeldende lovtekst, uttalte Kommunal- og arbeidsdepartementet at adgangen til å gjøre «innhogg i arbeidstakers lønn burde være minst mulig, og at det er viktig for arbeidstakeren å ha full oversikt over de trekk som gjøres», jf. Ot.prp. nr. 41 (1975–1976) s. 13.
Problemstillingen er som nevnt ikke behandlet av Høyesterett eller direkte berørt i lovens forarbeider. Lovens forarbeider gir imidlertid noe veiledning.
Dersom arbeidsgiver ensidig foretar trekk med hjemmel i den skriftlige arbeidsavtalen – uten å korrespondere med arbeidstakeren, vil ikke arbeidstakeren ha full oversikt over de trekk som foretas. Dette kan tale for at arbeidsgiver i det minste må gi beskjed til arbeidstakeren om det forestående trekket før det gjennomføres.
I Ot.prp. nr. 67 (1996–1997), s. 35, ble det uttalt at det er adgang til å foreta lønnstrekk i «alle tilfeller» der arbeidstakeren «på forhånd skriftlig aksepterer dette», og at forbudet dreier seg om situasjoner der det ensidig foretas trekk.
At formålet bak hovedregelen om forbud mot trekk i lønn og feriepenger er å sikre arbeidstakeren forutberegnelighet med hensyn til å kunne disponere egen lønnsinntekt, ble nærmere presisert i Ot.prp. nr. 50 (1993–1994) s. 144. I de samme forarbeidene ble det slått fast at adgangen til å kunne foreta fradrag i lønn skulle bestå dersom det var inngått «skriftlig forhåndsavtale» om dette. Departementet gikk imidlertid ikke nærmere inn på forståelsen av ordlyden «på forhånd».
I Ot.prp. nr. 67 (1996–1997), s. 35, ble det uttalt at det er adgang til å foreta lønnstrekk i «alle tilfeller» der arbeidstakeren «på forhånd skriftlig aksepterer dette», og at forbudet dreier seg om situasjoner der det ensidig foretas trekk. Heller ikke av disse forarbeidene kan det utledes noe krav om at det må inngås en særskilt avtale etter at trekkgrunnlaget er oppstått.
I Ot.prp. nr. 49 (2004–2005) ble problemstillingen ikke nevnt med et ord. Dette til tross for at arbeidsmiljøloven ble endret i sin helhet i 2005. Dette kan tale for at man skal utvise noe varsomhet med å legge til grunn en snevrere forståelse av lovteksten enn det en naturlig språklig forståelse tilsier.
Sivilombudsmannen stiller krav om skriftlig avtale i etterkant av en feilutbetaling
Sivilombudsmannen har imidlertid tatt stilling til problemstillingen ved flere anledninger. I årsmeldingen fra 2001 ble det blant annet uttalt følgende (SOMB-2001-22 s. 129):
«Det sentrale vil etter mitt syn være at det foreligger et uomtvistelig samtykke før det foretas trekk i en arbeidstakers lønn. Dette innebærer at det må foreligge en avtale der det er klart at begge parter er innforstått med hva trekker gjelder. Som utgangspunkt vil jeg derfor anta at loven kun åpner for å gjøre trekk i lønn og feriepenger der avtale om dette er inngått i etterkant av feilutbetalingen. Avtalen om adgang til å trekke i lønnen blir dermed samtidig en erkjennelse av at det foreligger et krav og arbeidstakers samtykke i at kravet gjøres opp ved at det foretas trekk i lønnen. I de tilfeller der det foreligger skriftlige generelle forhåndsavtaler om adgang til å gjøre trekk i lønnen i forkant av feilutbetalingen, hvilket har vist seg er en relativt vanlig standard klausul innenfor det offentlige, mener jeg det er grunn til å anta at denne avtalen bare vil kunne danne grunnlag for trekk der det i tillegg foreligger en erkjennelse fra arbeidstakeren om at det foreligger et krav på arbeidsgivers hånd, jf også regelen i bokstav (e) om erstatningskrav. I tvistesituasjoner der det ikke er erkjent at det foreligger et krav på arbeidsgiverens hånd, vil en generell forhåndsavtale om trekk etter mitt syn ikke kunne gjøres gjeldende.»
På bakgrunn av ovennevnte uttalelse fra Sivilombudsmannen, svarte Arbeids- og inkluderingsdepartementet i brev av 2. august 2001 blant annet følgende:
«[...] Departementet finner likevel ikke holdepunkter for å hevde at alle forhåndsavtaler om lønnstrekk ved feilutbetalinger vil være ugyldige. En forhåndsavtale vil etter departementets syn kunne være gyldig hvis den er supplert med begrensninger med hensyn til trekkets størrelse, preklusjonsfrister, varsling, krav om etterfølgende erkjennelse og samtykke og/eller andre vilkår som i tilstrekkelig grad sikrer arbeidstakerens behov for forutsigbarhet og kontroll.»
Selv om Sivilombudsmannens uttalelse, sammenholdt med departementets bemerkninger ovenfor, retter seg mot ansettelsesforhold i det offentlige, taler disse kildene for at det skal legges til grunn en snevrere forståelse av bestemmelsens ordlyd enn det en naturlig språklig forståelse tilsier. Dersom man legger disse uttalelsene til grunn, er det ikke tilstrekkelig for arbeidsgiver å innta en standardklausul om trekkadgang i arbeidsavtalen. Det bemerkes at Sivilombudsmannen i nyere tid har fastholdt sin praksis og forståelse av bestemmelsen, herunder eksempelvis i SOM-2017-256 og SOM-2020-417.
Begrensning av trekkomfangets størrelse
I Ot.prp.nr. 54 (2008–2009) kapittel 7 tok Arbeidsdepartementet opp hvorvidt det gjelder noen begrensning av muligheten for lønnstrekk som fastsettes ved skriftlig avtale. Uttalelsen ble gitt i forbindelse med at Norge ratifiserte Den reviderte europeiske sosialpakten. Av departementets vurderinger og forslag i punkt 7.1.5 fremgikk det blant annet følgende:
«Flere høringsinstanser har fremholdt at det også bør settes grenser for selve adgangen til å inngå avtale om lønnstrekk. Departementet er enig i at det kan være grunn til å se på dette, men at spørsmålet må utredes nærmere før det eventuelt kan fremmes forslag i denne retning.»
I Innst. O.nr. 84 (2008–2009), punkt 1.6.1.1, ble dette nærmere vurdert. Departementet uttalte at det måtte innføres en begrensning av trekkomfanget for lønnstrekk hjemlet i skriftlig avtale. Det ble derfor foreslått at begrensningsregelen i aml. § 14-5 (3), hvor det fremgår at trekk i lønn og feriepenger skal begrenses til den del av kravet som overstiger det arbeidstaker trenger til underhold for seg og sin husstand, ble utvidet til å omfatte trekk etter skriftlig avtale. I denne sammenheng ble det også fremhevet at «spørsmålet om det bør settes grenser for selve adgangen til å inngå avtale om lønnstrekk måtte utredes nærmere».
Ved endringslov 19. juni 2009 nr. 39 ble så begrensningsregelen i aml. § 14-15 (3) utvidet til å omfatte trekk etter skriftlig avtale. Bestemmelsen i aml. § 14-15 (2) bokstav c har imidlertid blitt stående uendret, og det er nå gått 20 år siden Sivilombudsmannen først belyste problemstillingen. Lovgiver har heller ikke berørt problemstillingen i forarbeider/etterarbeider. Dette kan isolert sett tale for at loven skal tolkes etter sin ordlyd, som sier at det er tilstrekkelig at det foreligger en skriftlig forhåndsavtale som regulerer arbeidsgivers adgang til å motregne ved en feilutbetaling.
Nye avgjørelser fra lagmannsretten - generell forhåndsavtale om lønnstrekk var ikke tilstrekkelig
I LG-2020-4147 la Gulating lagmannsrett til grunn at den generelle klausulen i arbeidsavtalen vedrørende lønnstrekk ved feilutbetaling ikke ga tilstrekkelig hjemmel for å iverksette lønnstrekk der både grunnlaget for fordringen og adgangen til å foreta lønnstrekk var bestridt. Som begrunnelse ble det vist til departementets svar til Sivilombudsmannen i SOMB-2001-22, omtalt over, samt de krav til forutsigbarhet og kontroll som stilles til avtaler om trekk etter aml. § 14-15 (2) bokstav c.
I LG-2020-4147 la Gulating lagmannsrett til grunn at den generelle klausulen i arbeidsavtalen vedrørende lønnstrekk ved feilutbetaling ikke ga tilstrekkelig hjemmel for å iverksette lønnstrekk der både grunnlaget for fordringen og adgangen til å foreta lønnstrekk var bestridt.
Tilsvarende standpunkt ble fulgt opp av Frostating lagmannsrett (LF-2020-73757). Bakgrunnen for saken var at en arbeidstaker hadde fått utbetalt for mye i diettgodtgjørelse. Arbeidsgiver varslet den ansatte om feilen i romjulen 2018, og gjennomførte deretter lønnstrekk i januar 2019 i henhold til følgende klausul i arbeidsavtalen:
«Er det ved lønningsdag foretatt feil utlønning, kan arbeidsgiver foreta den nødvendige justeringen ved neste eller påfølgende lønningsdager.»
Selv om lagmannsretten mente at ordlyden i aml. § 14-15 (2) bokstav c talte for at trekket ikke nødvendigvis måtte være kjent ved avtaleinngåelsen, kom retten etter en samlet vurdering av rettskildene til at det ikke var tilstrekkelig med den ovennevnte standardklausulen i arbeidsavtalen. Det ble særlig lagt vekt på formålet med forbudet mot trekk, herunder arbeidstakers behov for forutsigbarhet og kontroll knyttet til egen lønnsinntekt. Det ble også nevnt at departementet ikke kan sies å ha gått bort fra uttalelsen til Sivilombudsmannen i SOMB-2001-22.
Lagmannsretten uttalte imidlertid at den ikke kan utelukke at en standardklausul i en arbeidsavtale kan være et gyldig grunnlag for motregning, forutsatt at det foreligger rettslig grunnlag for kravet. Det ble imidlertid ikke nærmere presisert hvordan denne forutsigbarheten kunne oppnås.
Sistnevnte avgjørelse er som nevnt anket til Høyesterett. I denne forbindelse knyttes det spenning til om ankeutvalget henviser saken til behandling. Etter min oppfatning viser drøftelsene i denne artikkelen at det foreligger et behov for rettslig avklaring.
Hvordan bør så arbeidsgivere innrette seg?
Sett fra arbeidsgivers ståsted, vil et forbud mot generelle forhåndsavtaler kunne gjøre det utfordrende å sørge for at for mye lønn tilbakeføres på en smidig og hensiktsmessig måte. Dette gjør seg særlig gjeldende i tilfeller hvor arbeidstaker nekter for at det har skjedd en feilutbetaling og/eller bestrider grunnlaget for kravet. Hvis så er tilfellet, vil det for arbeidsgiver være vanskelig å foreta et rettmessig trekk.
Sett fra arbeidsgivers ståsted, vil et forbud mot generelle forhåndsavtaler kunne gjøre det utfordrende å sørge for at for mye lønn tilbakeføres på en smidig og hensiktsmessig måte. Dette gjør seg særlig gjeldende i tilfeller hvor arbeidstaker nekter for at det har skjedd en feilutbetaling.
På den annen side har arbeidstaker behov for forutsigbarhet knyttet til egen lønnsinntekt. Dersom arbeidsgiver med hjemmel i arbeidsavtalen trekker arbeidstakeren i lønn uten å inngå en særskilt avtale etter at det faktiske grunnlaget for trekket er oppstått, vil det kunne stride mot hensynet til en ubeskåret forutsigbarhet som loven ønsker å beskytte. Dette hensynet vil bli best ivaretatt dersom avtalen først inngås etter at det aktuelle trekket er kjent for arbeidstakeren.
I praksis kan forutsigbarhet og kontroll oppnås på flere måter. Dersom arbeidsgivers adgang til å foreta trekk er en innarbeidet praksis som er uproblematisk for arbeidstakerne, vil det kunne være tilstrekkelig å formidle grunnlaget for trekket og trekkets størrelse til den enkelte, før trekket gjennomføres. På denne måten inngås det en særskilt avtale med arbeidstakerne etter at det faktiske grunnlaget er oppstått, og arbeidstakerne vil dermed ha full oversikt over de trekk som foretas. For å unngå tvist bør arbeidsgivere varsle den ansatte om feilen så raskt som mulig og bli enig med den ansatte om en trekkplan som hensyntar den enkeltes økonomiske situasjon.
Dette kan gjøres ved å innarbeide nye klausuler i arbeidsavtalen som i større grad ivaretar arbeidstakers behov for forutsigbarhet og kontroll ved lønnstrekk.
Ettersom arbeidstakerne potensielt kan nekte for at det foreligger grunnlag for trekk, slik situasjonen var i LG-2020-4147 og LF-2020-73757, mener jeg likevel at arbeidsgivere som i dag ensidig foretar trekk i henhold til en standardklausul i arbeidsavtalen, bør vurdere å endre sin praksis. Dette kan gjøres ved å innarbeide nye klausuler i arbeidsavtalen som i større grad ivaretar arbeidstakers behov for forutsigbarhet og kontroll ved lønnstrekk. Arbeids- og inkluderingsdepartementets uttalelser fra 2001 kan gi noe veiledning. Som tidligere nevnt, ble det der uttalt at en skriftlig forhåndsavtale vil kunne være gyldig dersom den eksempelvis er supplert med begrensninger knyttet til trekkets størrelse, preklusjonsfrister, varsling, krav om etterfølgende erkjennelse og/eller andre vilkår som i tilstrekkelig grad ivaretar arbeidstakerens behov for forutsigbarhet og kontroll. Dersom man som arbeidsgiver kommer i en situasjon hvor arbeidstakeren nekter for at det foreligger et gyldig grunnlag for trekk, vil man kunne henvise til arbeidsavtalens bestemmelser, hvor trekkadgangen er omfattende regulert. På denne måten kan man redusere risikoen for fremtidige tvister.
Les de nyeste ekspertkommentarer til høyesterettsdommer innen arbeidsrett på Juridika Innsikt:
Lill Egeland - Kommentar til Høyesteretts dom i Metoo-saken HR-2020-2476-A
Julie Piil Lorentzen - Kommentar til St1-dommen
Martin Jetlund og Vilde Viktoria Fagerbakke - Kommentar til Semco-saken
Kaja Skille Hestnes - Kommentar til Forskersaken
Tarjei Torkildsen - Kommentar til Telenordommen
Lars Holo - Kommentar til ISS-dommen
Les Jørgen Hustads forrige fagartikkel på Juridika Innsikt.
Du har lest en artikkel i Juridikas åpne nyhetsmagasin, Juridika Innsikt, som dekker rettskildenes gang. I digitalbiblioteket Juridika finner du ajourførte lovkommentarer, juridiske fagbøker og tidsskriftartikler. Følg Juridika og Innsikt på Facebook, Twitter, Linkedin, og Instagram